便利なFAXDMサービスの基本的な内容とは

1. どのようなことができるのか

FAXDMはパソコン上のデータをインターネットを通じて一度に複数のファックスマシーンに送信するシステムのことをいいます。コスト面でもメリットがあり、驚きの低価格でファックスを送信することが可能になるということで話題になっています。初期費用は一切必要ありませんし、月額の使用料も必要ありません。また、操作法も簡単で、データと宛先リストを用意すれば一斉配信できて比較的簡単に利用できるのが魅力的です。その際に使用する送信先のリストは自分で作成することも可能ですが、レンタルも可能です。

法人のリストのレンタルを行うことも、宛名部分に差し込み印刷を依頼することもできます。もちろん文中にも差し込み印刷することも可能です。他にも、ファックスを送信した相手からのファックス受信不要の手続きや、番号の取り消しもそれに応じて代行してもらえます。また、ファックスマシーン以外の機器でファックスの受信希望を相手が求めている場合には、それにも対応することができます。パソコンやスマホでファックスを受信することも可能です。さらには、送信リストに対応してメールやDMの配送にも対応してもらえます。配信履歴の管理も対応しているので、送信漏れの心配もなくなるでしょう。このように、これまでのファックスのイメージを完全に変えて、便利さが際立つシステムとして認識されるようになりました。

さらには、電子メール以外の方法で主として連絡を取っている方へのアクセスとして、ファックスは非常に便利で有効なものです。ですから、ファックスを手間なく簡単に送ることが出来るシステムは業務の効率化に、とても有効な手段であるといえます。

2. サポートプラン

非常に使いやすいと評判のFAXDMですが、サポートプランが非常に充実しています。契約者に対しては365日24時間のサポート体制があります。また、サービスを利用している企業向けの情報配信サービスも行われています。

サービス内容についての相談や質問は専用のホームページから、いつでも行うことができます。また、サンプルなどの資料請求が可能です。サービス内容の活用の方法は、ご利用になる方がどのような業界に属しているかで異なってくることが予想されます。専用のホームページでは、業界別の利用法についての紹介も掲載されていますので、サービスの利用を検討されている方は参考にしてみてください。

他にも、専用のホームページからは、サービス内容全般について分かりやすくまとめたガイドを無料でダウンロードすることが可能となっています。目を通すことによって、サービスを導入することの長所を分かりやすく理解できるようになるでしょう。また、専用のホームページ内にはブログが開設されており、FAXDMを効率良く利用していくためのノウハウも非常に分かりやすく掲載されています。

また、どのようにFAXDMの送信内容をアレンジすればいいのかわからないような場合には、サンプルを含めたアドバイスを行ってもらえるサービスプランの利用がおすすめです。

料金体系は、多くの枚数をファックス送信する方向けの割引プラン、単発的ではなく継続してサービスを利用している方に向けての割引プランや、それほど大きな容量ではない情報を送信される方に向けた割引プランもあります。用途に合わせてお得に利用することが可能です。

3.FAXDMの機能・サービス

FAXDM会社が提供している代表的なサービスをいくつかご紹介します。いずれも、有効に使えば反応率を向上させることにつながります。

ファインモード

ファインモードとは、通常の送信モードと比較して高画質なファックスを送信できる設定のことです。「スーパーファインモード」「高画質モード」「詳細モード」と呼ばれることもあります。テキストが多いFAXDMや、写真・イラストを掲載するFAXDMを送信する際に活用できるモードです。

通常のファックスよりもデータ量が大きくなるため、送信に時間がかかります。通話料金が上がることから、FAXで画像や写真を送ることはおすすめしませんが、どうしても画像情報を載せたい場合には活用するとよい機能でしょう。

宛名印字

宛名印字はファックスに宛名を自動印字するサービスのことです。通常は、ファックスの左上部分に印刷されます。通常は「企業名」と「御中」が記載されます。

FAXDMは大規模な展開が容易な手法ですが、一方で送り先に応じたカスタマイズは困難です。そのため、受取側にとっては「ばら撒き広告のひとつ」としか見えないことがあります。宛名印字は、宛先の企業名を個別に記載することで「御社に伝えたい特別な情報」という印象を強めるためのサービスです。

FAXDM会社によっては宛名印字の文言を変えることもできます。「～の企業様へ向けて」といったように、地域や業界を自動印字することも可能です。送信先ごとに手入力するのは現実的ではないため、通常は送信リストの情報が自動的に反映されます。

しかし、すべてのFAXDM会社が対応しているわけではありませんが、きわめて一般的なサービスのひとつです。無料で宛名印字のサービスを提供しているFAXDM会社も少なくありません。

4. 不着時の課金について

送信先のステータスによってはFAXDMが不着になってしまうことも少なくありません。しかし不着があれば、その分送信にかけたコストが無駄になってしまいます。FAXDM会社によって、この不着に対する課金のシステムは異なります。

すべての不着に対して返金を行う、一定件数以上の不着に対して返金する、ポイントでの償還を行う、一切返金しない、など事業者によって対応はさまざまです。ホームページや資料だけではわからない場合もありますので、契約前に確認しておくことをおすすめします。また、「不着」の定義に関しても事業者ごとに細かな際がありますので、こちらも併せて確認しておきましょう。

5. FAX代行業者はこんな用途で利用されている

ちまたで話題になっているFAXDMを利用することは、自分にとってメリットがあるのは言うまでもありません。しかし一方で、相手に迷惑にならないよう注意が必要です。ファックスを受信する場合には相手はファックス用紙とインクをつかうことになります。あまりに多量の情報を相手に送ってしまうと、多くの用紙とインクを相手が使うことになってしまい、経済的な負担を相手に強いることになってしまいます。また、相手が忙しい時間や夜の遅い時間にファックスを送ることで相手のストレスを増やしてしまうことになるかもしれません。

他にも、相手に送ったファックスの宛先が間違っているのは相手に失礼なことです。ファックスを送る際には、送り手が相手に対する思いやりの観点からも、以上のポイントに留意しなくてはなりません。そこで、アドバイスサポートの利用がおすすめです。例えば、原稿に対するアドバイスサポートを利用しておけばダブルチェックの形になるので、万が一の失礼を減らすことが出来るようになります。希望者には原稿の見本（サンプル）も用意してもらえます。

また、仕事に関するファックスを相手に送るような場合には、伝えたいポイントをしっかりと相手に届けるような原稿が要求されます。そのような相手に気持ちが十分に届くような原稿の作り方についてもサポートを受けることが可能です。

送り手の気持ちが相手にきちんと伝われば、自然と商売の方もうまく行くようになるでしょう。送り手の方は、ファックスを送った後に必ず、相手の反応を見て自分への振り返りをすることを忘れずにおこないましょう。