FAXの送付状の書き方とは？ビジネスマナー・文例・テンプレートを紹介

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FAXを送信する際、一緒に送ることがマナーとされている「FAX送付状」。

「送付状の正しい書き方を知りたい」「すぐに利用できるテンプレートが欲しい」という方のために、今回はFAXの送付状の書き方やFAXを送る際のマナー、無料で利用できるテンプレートをご紹介いたします。
テンプレートをすぐに利用したい方はこちらをご利用ください。

FAXを送付する際にマナーとして送付する送付状。

「送付状の正しい書き方を知りたい」「すぐに利用できるテンプレートが欲しい」という方のために、今回はFAXの送付状の書き方やFAXを送る際のマナー、無料で利用できるテンプレートをご紹介いたします。

テンプレートをすぐに利用したい方はこちらからご利用ください。

FAXの送付状とは

FAXの送付状とは、FAXを送信する際の表紙のようなものです。「FAX送信状」「FAX送り状」「FAX送付案内状」ともよばれることもあります。

意外と知らない、FAXの送付状についてご紹介いたします。

送付状の役割

送付状は、ビジネスマナーとして送るという役割の他に、

・FAX文書の送り先と送り主を知らせる

・あいさつ文を入れる

・本文の内容が見られないようにする

・要件や内容を知らせる

・送信枚数を知らせる

・送信日時を知らせる

などの役割があります。

だれからの文書で、だれに充てたものなのかを知らせたり、送信元の会社名や連絡先などを伝え、送付ミスを防ぐために利用します。

また、メールや電話などでもまずは挨拶をすることがビジネスマナーとなっていますので、FAXでも、最初に送る送付状にあいさつ文を入れることで、より丁寧な印象を与える役割もあります。

また、見積もりや請求書などがだれでもすぐに見えてしまってはよくありませんので、それを隠すためとも言われています。

送付状の用紙サイズは？

一般的な用紙サイズはA4です。

かつてはFAX用紙を節約するためにA4の半分のサイズが使われていましたが、最近ではA4サイズに統一されてきています。

送付状は手書きでも良い？

手書きでもかまいません。

手書きでも、宛先・差出人の連絡先・日付・用件・送信枚数など必要な項目が書かれていれば、パソコンで出力したものでも手書きでもどちらでも大丈夫です。

手書きの場合には、印刷時につぶれないよう少し大きめの文字で丁寧に書くことが大切です。

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FAXの送付状の書き方

では、FAX送付状の書き方をご紹介いたします。

最低限書かなければならない必須項目

FAXの送付状で最低限書かなければならない必須項目は以下です。

・タイトル（件名）

・送信元

・宛先

・送付日

・合計枚数

・あいさつ文

・送付内容

この7点をおさえておけば、ビジネスとして問題のない書類となります。

内容を一目で確認できるようにする

送付内容は、一目で分かるように簡潔に書くことが大切です。

・見積書のご送付

・申込内容ご確認のお願い

・アンケートのご依頼

・セミナーご出席のお願い

など、簡潔に確認できるように書きましょう。

補足情報や書類の枚数も記載する

先方に届いた枚数を確認してもらうために、送信枚数を表記しておくことが大切です。

送信枚数の書き方は、送付状を含んだ枚数なのか、送付状を除いた枚数なのかも明記し、分かりやすくしておくと良いでしょう。

・送信枚数：○枚（この用紙を含む）

・送信枚数：○枚（この用紙を除く）

などと記載しておくと、紙詰まりなどのトラブルが起こってしまい、全てを送れなかった時に先方から問合せがくるので、送ったのに届いていないなどのすれ違いを防ぐことができます。

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FAXを送付する際のマナー

では、FAXを送付する際のマナーについてもご紹介いたします。

送付状は最初に送る

送付状を送るのは紙の無駄遣いに思われるのでは？という方も多いかもしれませんが、ビジネスマナーとして大切なものですので、FAXの最初には送付状をつけて送信しましょう。

ただし、事前に送付状はいらないという旨を受けている場合には、原稿にあて名や発信者名を明記して送っても問題ありません。

番号の間違いが無いように確認する

送信間違いがあった場合、本来送るべき相手への機密情報が漏れてしまう可能性や、間違って送られた先に迷惑がかかってしまうことがあります。

そのため、FAXを送る際は番号の間違いがないか必ず確認する習慣を付けましょう。

大量の枚数を送る場合は事前に連絡をする

FAXは送信先の用紙を使用することになりますので、大量の枚数を送ってしまうと、紙代がかかってしまうことや、FAXを占領してしまい利用が出来なくなってしまうなど、送り先に迷惑がかかってしまいます。

一度に5枚以上の枚数を送る場合には、電話などで予め了解を得てから送るようにしましょう。

細かい文字や図を入れない

FAXを受信する機械の性能にもよりますが、FAXは実際の原稿よりも不鮮明になってしまうことが多いです。

そのため、細かい文字や図、写真などはつぶれてしまう可能性が高いです。

また、FAXは白・黒以外の色を使うとかすれて読みづらくなるほか、FAXの容量が多くなり通信時間が長くなってしまいます。画像はどうしても中間色が増えてしまいますので、線画のイラストを利用するか、写真や細かい図などはFAX以外の方法で送った方が良いでしょう。

相手のインク量も考慮した原稿づくりをする

FAXは、送付先の用紙代とインク代を利用しますので、黒が多い原稿にしてしまうと、送付先のインクを大量に使ってしまうことにつながります。

インクの消費が大きい原稿を送ってしまうと、クレームにつながる可能性もありますので、注意して原稿を作りましょう。

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FAXの送付状の文例

ビジネスで企業にFAXを送付する際の文面の例をご紹介いたします。

FAXの送付状のテンプレート

ネクスウェイが提供している送付状のテンプレートをご紹介いたします。

タイトルの下にはあいさつ文や送信枚数などを追加し、ご利用ください。

ダウンロードはこちら

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FAXの一斉送信ならネクスウェイへ

FAXを送信する際には、送付状の作成から電話番号の確認まで、細かい作業が必要になりますので、一気にたくさんのFAXを送るのには手間がかかってしまいます。

ネクスウェイでは、FAXの一斉送信を効率的に行うことができるツールNEXLINKを提供しております。

複数のテンプレートを利用可能

一からテンプレート作成を行う時間がない、という方に、テンプレートでの原稿作成をおすすめしております。

ネクスウェイでは複数のテンプレートをご用意しております。お問い合わせいただければ無料で複数のテンプレートを利用することができます。

低価格で一斉送信が可能

ネクスウェイでは、初期費用0円、月額基本料金0円で利用が可能です。

送信枚数によっては低価格で一斉送信ができますので、まずはお見積もりをお出しいたします。

原稿作成やFAX不要宛先情報のデータ化などのオプションサービスもご提供していますので、お気軽にお問い合わせください。

リストレンタルで新規開拓営業にも有効

ネクスウェイでは、業界最大級、約390万件の法人リストから業種や地域、法人詳細などターゲットに合った条件のデータをリストアップし、FAXを送信することができます。

通常、リストを購入する場合には1件当たり数円～20円程度の購入費用がかかりますが、ネクスウェイなら1枚あたり0.5円と非常に安価に利用可能です。

まとめ

FAXを送付する前には、必ず送付状が必要になります。今回ご紹介したマナーや文例、テンプレートを参考に、自社に合ったものを作成してみてください。

ネクスウェイでは、送付状はもちろん、ご利用用途に合わせたFAX原稿のテンプレートをご用意しております。

FAXの一斉送信を行う場合には、是非NEXLINKをご利用ください。

原稿の添削やターゲット選定のサポートもいたします。業界最大級の法人リストのレンタルやFAXが不要との連絡が来た際の自動受付サービスなど、便利なオプションサービスもご用意しておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

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