FAXDMの作り方と効果的な配信方法とは？反応率を上げる原稿の作成方法も紹介
FAXDMは、幅広い顧客にリーチしたいとお悩みの企業にとって、効果的な営業の手法です。
しかし、自社でFAXDMを配信する場合、どのような準備をすればいいのでしょうか。
この記事では、営業効果が見込める原稿の作成方法と、FAXDMを配信するまでの手順を解説します。
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FAXDMとは？
FAXDMとは、電話回線を利用して相手先のFAX機にFAXで情報を届ける販促手法です。
紙媒体ならではの訴求力、伝達力があり、法人営業の新規開拓・リード獲得に向いています。
FAXDMという営業手法については、以下の記事で詳しく紹介しています。
FAXDMのメリットは安い・早い・簡単
FAXDMは、1枚送付あたり5~10円程度と、1社に対する営業単価が極めて低価格です。つまり、他の広告媒体と比べ同じ予算内で数多くの企業に対して営業を行うことができます。
また反応を得るまでの時間が短く、FAXDM送信後即時、遅くとも数日以内には反応が得られることが多いです。急ぎで新規顧客獲得をしたい、集客を行いたい場合にも効果的です。
さらに、準備が簡単なのも特徴のひとつです。専用のツールを利用すれば、ターゲット先のリスト・白黒原稿を用意するだけで即日配信が可能です。
安く、早く、簡単に実施できるため、反応を安定して獲得できれば高い費用対効果を得られます。FAXDMの反応率は一般的には0.03~0.1%程度と言われていますので、目に見える反応を獲得するには、数万件程度の送付対象（リスト）を用意することも重要です。
いまだに根強いFAXのニーズ
2025年1月にG4規格のFAXサービスが廃止されるというニュースが話題になり、「FAXはもうなくなるのでは？」と感じた方もいるかもしれません。
しかし、廃止されたのはあくまで特定の通信規格であり、FAXという仕組みそのものが終了したわけではありません。現在も多くの企業や医療機関、建設業、飲食店などでFAXは日常的に利用されています。
特に、紙でのやり取りを前提とする業界や、アナログな連絡手段が根強く残る業種では、FAXは重要なインフラの一つです。メールでは見落とされがちな情報も、FAXであれば出力された紙として確実に手元に届くという安心感があります。
また、近年はインターネットFAXなどのクラウド型サービスも普及しており、従来の機器に依存しない形での運用も進んでいます。こうした背景から、FAXは形を変えながらも、ビジネス現場でのニーズを保ち続けているのが実情です。
FAXDMに向いている業種
FAXDMは、送信先のFAX番号さえわかれば送付することができます。一方で、反応の出やすい業種・規模、反応の出にくい業種・規模が存在します。
FAXDMが効果的なターゲットはの特徴は以下の通りです。
FAXを業務で活用することが多い企業
PCでのデスクワークが少ない企業
一般的にデジタル化が進み、例えば企業間の取引における、見積もり・受注・発注などのやりとりはFAXからデジタルに置き換わりつつあります。しかし、中小企業ではいまなお「FAX」がコミュニケーションツールとして活用されています。町のクリニック、不動産業者、介護事業者、飲食店、中小規模で経営している企業…など、まだまだFAXで受注・発注が行われていたり、FAXが情報収集の手段として使われています。
また、医療・福祉をはじめとするエッセンシャルワーカーなど、業務上デスクワークが少ない業種では、WEB広告でリーチできる先が限られるため、FAXDMや郵送DMといった広告手段が効果的です。
FAXDMの原稿を作る前に確認しておくべきこと
実際にFAXDMの原稿を作成する前に、以下の点を確認しておきましょう。
FAXDMの目的を明確にする
ターゲットの情報を確認する
配信するタイミングを設定する
目標指標（KPI）を設定する
それぞれ、詳しく解説します。
FAXDMの目的を明確にする
FAXDMの企画において考えなければならないポイントは、FAXDMの目的です。FAXDMの作り方に入る前に、この前提条件を確認していきましょう。
FAXDMで成果を上げるには、まず施策の目的を明確化しましょう。目的は一般的に「集客」「注文受付」「問い合わせ獲得」「認知の獲得」の4つに分類することが出来ます。
それぞれの目的と配信内容の例は以下の通りです
目的 | 配信内容の例 |
集客 | セミナー・ウェビナー・イベントなどへの集客 |
注文受付 | 通販、物販などDMからの注文の獲得 |
問い合わせ獲得 | 商品・サービスに興味を持たせ、問い合わせ段階の顧客の獲得 |
認知の獲得 | 自社ホームページ等への誘導 テレアポ等、他施策のきっかけに利用する |
商材を案内するFAXDMである以上、最終的な目的は注文・売上ですが、BtoBの商材の多くはFAXDMだけで販売したり、売上に到達するのは現実的ではありません。資料請求やセミナーやイベントへの参加申し込みといった「売上につながる何らかの顧客によるアクション」を目的に設定するのが一般的です。
こうした顧客からのアクションを、「反応」と捉えます。FAXDMの配信件数に対する反応の件数を示す「反応率」は、FAXDMの効果を判断するうえで重要な指標です。
ターゲットの情報を確認する
続いて、ターゲット情報を明確化させましょう。ターゲットとの関係性、ターゲットの業種、役職や立場によって、宛先リストの準備方法や原稿の書き方も変わります。
以下のような観点で書き出しておくと、リスト準備や原稿作成時にも役立ちます。
■ 業種・業種＿＿＿＿ ■ 企業規模＿＿＿＿ ■ 部署＿＿＿＿ ■ 役職＿＿＿＿
■担当者の年齢・性別・経歴など ＿＿＿＿＿＿＿＿
■業界課題＿＿＿＿＿＿＿＿
■担当者の関心事・課題＿＿＿＿＿＿＿＿
配信するタイミングを設定する
適切な配信頻度やタイミングは、FAXを受信者する相手側が”迷惑に感じず、見ていただけそうな頃合い”とすることが重要です。その上で、ターゲットとの関係性や、情報の内容、イベントの日付、購入サイクルなどの観点も考慮し、配信頻度を決めていきましょう。
一般的には、早朝や夜間、業務でFAXを使う時間といった迷惑につながる可能性の高いです。このような時間帯を避け、かつ見ていただける可能性の高い平日の業務時間帯に送りましょう。
目標指標（KPI）を設定する
効果把握のための目標指標（KPI）を設定します。過去の事例等も参考にしながら基準値を設定するとよいでしょう。一般的な目安については、以下の内容を参考にしてください。
指標 | 設定のポイント |
送達率 | リストの精度を担保し、90%以上を目指しましょう。 |
反応数 | 一般的には0.03～0.1%前後と言われますが、 ターゲット・商材・DM内容・返信の受け方・ゴール設定などによって大きく異なります。 |
送信停止数 | 一般的には、0.5%～1%前後ですが、受信者との関係性や内容によって異なります。 |
その他定性目標など | 最適な原稿を探る、反応の良い業種を知る 等 |
反応数については、商材・ターゲットによって大きく異なるものの、10,000件配信すれば、一般的に3～10件の反応がある見込み値です。初回からこの反応率が出ることは稀ですが、複数回効果検証をしつつ、この反応率に近づけていきます。この反応率で期待できる売上に対しコストが超過する場合は、目標とする反応率の変更、配信件数の増減などの検討が必要です。少なくとも3回程度タイミングや原稿など各ポイントを修正しつつ自社にあった内容を作っていけると良いでしょう。
FAXDMを配信するまでの手順
FAXDM配信までの手順は以下の通りです。
リストを作成する
原稿を作成する
配信を行う
各ステップごとに、詳しく解説します。
リストを作成する
エクセルやcsvの形式で、配信先のリストを作成します。
リストには、必ずFAX番号情報を含める必要があります。また、原稿内に社名など宛先固有の情報を差し込み印字して配信したい場合は、リスト上にそれらの項目も用意する必要があります。リスト作成時の段ずれなどに細心の注意を払い作成しましょう。
FAX番号リストを持っていない、リストのメンテナンスが面倒なので手間なく利用したい、という場合には「法人リストレンタル」機能の活用がおすすめです。
ネクスウェイの「法人リストレンタル」では、希望の条件(エリア・業種・会社規模など)に合わせて、全国350万件以上の企業データからターゲットを抽出し、FAX番号を保有せずに配信を行うことが出来ます。通常リストを購入すると、1件あたり10円～数十円程度かかりますが、レンタルの場合は利用1枚あたり0.2円で活用できます。最も安価でスピーディに施策を打つことが出来るため、単発の施策にもおすすめです。
原稿を作成する
パワーポイント、ワード、エクセル、等の形式で原稿を作成します。FAXDMの場合は白黒のみのデザインとなるため、デザインにこだわるよりも内容のストーリーや文章設計にこだわる方が反応が出やすい傾向があります。
ビジネスの情報伝達の基本である5W1Hは、FAXDMのデザインにおいても基本事項です。5W1Hを意識した原稿は、より読み手に伝わりやすくなります。逆に意識されていない原稿は、「何が言いたいのかわからない」「読みづらい」など、敬遠される傾向にあります。ただし、 5W1Hだけを意識してもストーリーが成り立っていないとチグハグな原稿になってしまいます。伝わる原稿作成を意識しましょう。
その他、FAXDMは受け手の紙とインクを利用する広告媒体のため、受け手に対する配慮も重要です。
インクを使いすぎない、通信に負荷のかかる原稿は避ける等の他、必ず配信停止の希望を受け付ける導線を設けましょう。
ネクスウェイでは、これらを抑えたテンプレートの無償提供の他、注意事項もお伝えしていますので施策実行の際はご相談ください。
配信を行う
リスト・原稿の準備を終えたら、配信を行います。FAXDMは一度配信すると途中停止ができません。リスト・原稿に間違いがないか必ず確認し、送信を行いましょう。
また配信時刻については、早朝・深夜帯などを避け、見てもらいやすい時間帯に指定しましょう。
FAXDMの原稿の作り方で重要な6つのポイント
ここでは、原稿作成時に抑えておきたい6つのポイントをご紹介します。
自社でFAXDMを作成せず、制作パートナーやデザイン会社に発注する場合でも以下のポイントを踏まえた制作を行うように伝えましょう。
誰に宛てたDMかがわかりやすいターゲティングコピーを書く
FAXDMは企業のFAX機の上に届きます。誰宛か不明瞭な案内では、届けたい方に届く前に捨てられてしまいます。捨てられず、きちんと届けたい方に届けるためには、宛先を明記することが非常に重要です。
ここで重要なのは、「FAXを受け取る人物像を具体的に想像する」ことです。
例として「建設業の人事担当職・40〜50歳・人材の定着率の低さに悩んでいる」といった人物像を設定したとします。この場合は、以下のようなターゲティングコピーが効果的でしょう。
（例）
- 「また退職！？」とお悩みの人事担当者必見！
- 福利厚生サービス導入で定着率アップ！
- 月々⚪︎⚪︎円で従業員の離職のお悩みを解消！ など
続きを読みたくさせるキャッチコピーを書く
1番アピールしたいポイントもしくはオファーをタイトルに付けます。
キャッチコピーが的確かどうかで続きを読んでもらえるかが変わるため、いくつか案を出したうえで決定しましょう。多少長くても、タイトルだけでメリットが伝わる内容が効果的です。
（例）
○○プレゼント、○○％売り上げが上がる方法、
○○円コストダウンノウハウを紹介
○○ノウハウを知りたい方はいませんか？
○○でお困りではありませんか?○○無料！
○○無料相談会 など
画像はなるべく使わず、文字で伝える
FAXDMは白黒のみで作成しましょう。中間色のグレーを使うと、かすれて汚い印象になるほか通信時の回線を圧迫し受け手に負荷をかけやすくなります。
郵送DM、チラシなどカラーの場合はデザインに画像や写真を使い視覚的に伝えるのが有効ですが、FAXDMの場合は上記の理由から、なるべく文字のみで伝えることが重要です。イラストを利用する場合は、グレーが含まれない白か黒のみのイラスト、線画を活用するのがよいでしょう。ネクスウェイでは、無料テンプレートや素材を提供していますのでご利用の際はお声がけください。
問い合わせ促進ポイントを入れる
メリットや訴求ポイントを記載しただけでは、DMとして不十分です。メリットを知り満足してしまい、「後で問い合わせよう」となってしまっては反応を得られず、DMの意味がありません。以下の2つを必ず明記しましょう。
①いま問い合わせるメリット、理由
②「問い合わせしてください」という一言
①については、先着○名、○○プレゼント、○月○日まで、○％オフなど限定感のあるもの、オファーを記載することが有効です。
顧客にとって問い合わせるメリット、FAXDMはただのチラシになってしまいます。
「見て満足して終わり」にならないよう、問い合わせ促進ポイントは必ず記載しましょう。
レスポンスデバイス（問い合わせ方法）を書く
FAXDMには必ずレスポンスデバイス（問い合わせ方法）を明記しましょう。原稿の下部に問い合わせ欄を載せ、FAXの返信で問い合わせを受け付けるケースが一般的です。
しかし、受け手によって問い合わせしやすい方法は異なりますので、電話番号、WEBフォーム誘導のQRコードなど複数の問い合わせ窓口を用意する事も効果的です。
電話番号・FAX番号などは、間違いのないように必ず確認し、明記しましょう。受付時間や対応担当者情報なども記載すると親切です。
FAX返信欄については、聞きたい必要項目の抜け漏れがないように確認しましょう。また記入して返信した際に文字がつぶれてしまうことのないように、記入スペースは十分にとりましょう。
クレーム防止のために会社情報・DMが不要な方向けの説明を入れる
クレームを防ぐため、FAXDMには会社情報を必ず明記しましょう。
また、FAXDMを受け取りたくない方向けに「送信停止希望の受付」を行う必要があります。新規宛先の場合は、送信数の約1%程度の送信停止依頼があります。受信者様にとっても手間の少ない「FAX返信での受付」がおすすめです。
具体的には、以下のように送信停止を受け付ける内容を記載します。
（文言例）
今後このようなＦＡＸが不要な方は、 大変お手数ではございますが、下記にチェック☑の上、 ＦＡＸ番号を記入いただき返信をお願いたします。 確認次第、送信を停止させていただきます。 □送信停止希望 貴社ＦＡＸ番号（ ） |
NEXLINKの「FAX不要受付機能※」を活用すると、不要なFAX番号を自動でリスト化できます。原稿に余白（横210mm×縦25mm以上）をつけて作成するだけで、自動で不要受付欄を印字して送信、不要番号のデータ化まで自動で行います。
※ご利用の場合は別途申し込みが必要です。
FAXDMを配信する方法
ここまで準備を整えたら、実際のFAXDM配信に移行します。
FAXDMを配信する方法として、以下の3つが挙げられます。
自社の複合機から配信
FAXソフトを利用する
FAXDM代行業者に依頼する
それぞれの方法について、詳しく紹介します。
自社の複合機から配信
自社に設置されているFAX機・複合機から、手作業でFAXDMを送信する方法です。1件あたりの配信コストは安くすみますが、手間がかかります。小規模な配信であれば可能ですが、FAXDMで効果が見込める10,000件以上の配信件数を処理するのは事実上不可能です。配信すること自体は可能ですが、おすすめはできません。
FAXソフトを利用する
PCのファイルをFAXで送信できるソフトを利用する方法があります。配信が自動化されるため効率的になりますが、インターネットだけで配信が完了するわけではなく、電話回線が必要です。配信スピードは自社が保有している電話回線数に依存するため、1本しか回線を持っていない場合は10,000件以上の配信を完了するまでに時間がかかります。また、FAXを配信している間は電話を使用できないというデメリットもあります。
FAXDM送信サービスに依頼する
最もおすすめなのが、FAXDM送信サービスを利用する方法です。
通常、サービス提供会社は多くの回線を保有しているため、大規模な配信を短時間で処理できます。もちろん、回線やソフトを自社で用意する必要もありません。
リストのレンタルや原稿作成のサポートなども行っているため、効率的なFAXDM配信が可能です。
FAXDMの配信はネクスウェイにお任せください
ネクスウェイでは、FAXDMの一斉送信サービス「NEXLINK」を提供しています。
ネクスウェイは業界マーケットシェア一位を獲得しており、多数の企業様にご利用いただいています。
ここでは、ネクスウェイが選ばれる理由について紹介いたします。
業界最大級の法人リストをレンタル可能
ネクスウェイでは、1,000万件以上の法人事業所データベースを保有している「株式会社エスエスプロバイド 」と連携しています。
業界最大級の法人リストから業種や地域を絞ってリストアップし、スムーズにFAXDM配信をすることが可能です。
リストレンタルや購入には通常1件あたり1円～20円程度の購入費がかかってしまいますが、ネクスウェイは1枚あたり0.2円と、非常に安価にリストのレンタルが利用可能です。
無料で原稿デザインの添削・アドバイス
ネクスウェイはFAX一斉同報サービスを開始して約35年、マーケットシェア第一位という実績があります。
長年培ったノウハウで、FAXDMの効果を最大化させるためのサポートを行っております。原稿作成のサポートも行っていますので、FAXDMを初めて送る方でも安心してご利用いただけます。
また、電話による操作サポート窓口も利用可能です。これまで培ったFAXDMの活用実績を活かして、お客様の営業活動をサポートいたします。
まとめ
今回ご紹介したようなポイントを踏まえ、効果的にFAXDMを制作し、配信を行いましょう。
FAXDMを配信したい場合は、専門の業者に依頼するのがおすすめです。
コストや、施策アドバイスの充実度など、サービス内容は業者によって異なるため自社に合った業者を見つけてください。
はじめて利用するという方も、ネクスウェイではしっかりとサポート体制を整えているので、安心してご利用いただけます。
まずは気になる方は一度お問い合わせください。
