FAX送信でビジネスチャンスとその将来性
FAX送信の歴史
驚く事にファクシミリが開発されたのは、ベルが電話を発明する以前の1843年の事でした。ベルが電話を発明したのが1876年の事ですので、何と33年前にはこのファクシミリの発明がなされていたことになり、これは驚きの事でしょう。イギリスで発明されたファクシミリが、日本に入って来たのは大正末期の頃で、当時の新聞社に利用される様になりました。しかし、技術的にはまだまだで、時間がかかる事もそうですが正しい受信が難しく、便利に使用するには更なる技術革新が必要でした。時は流れて昭和3年になると、国産で初のファクシミリが開発されました。これは「NE式」と呼ばれるもので、世界的に見ても非常に高性能で写真画像も送れるとあって、この発明によりFAXは機能性が高いものとなったわけです。始めは有線で行っていましたが、技術は飛躍的に伸びる事で無線技術にも応用されることになり、画期的な電信システムとなったのです。
ファクシミリとは「同じものを作る」という意味で、ラテン語からきたものです。名称もファックスやファクスとなり、FAXと呼ばれる事で、今では世間一般的にも非常に馴染み深いものとして扱われて来ています。FAXの伝送方法は、初期の頃の電話回線を使ってデータを圧縮しないで送る方法と、データを圧縮する方法から時代は移り変わっていき、電話回線を使って高度にデータ圧縮する技術が生まれ、A4程度のFAXを送るのに数分かかっていた技術が、1分程度で送れるようになってきました。さらには、デジタルの世界の進化によってエラーのない通信が可能になると、わずか数秒でFAXを送れるようになってきたわけです。現在では、正確な情報を相手に伝える手段として用いられています。
FAX送信の方法とマナー
電子メールが多く利用されるようになった現在でも、FAXは相手に情報を伝える通信手段として利用されており、非常に利便性が高いものです。しかし、便利が良いだけにマナー違反によるトラブルも少なくありません。
まず第一に考えなければならないのは、FAXを送る為には送り先側の用紙を利用している事に配慮しなければなりません。このため、多くの情報を送信してしまうと相手方の用紙の負担を招きますし、10枚以上のFAXを送る事は常識の範疇とは言い難い事でしょう。何らかの理由によって、メールが利用できないという環境でしこうした紙ベースの資料を大量に送らなければならない場合は、郵送などの方法も考えてみる余地はあるかもしれません。また、1枚目には送付状を添え誰に対して送るのかといったことや、原稿のページ数などをきちんと明記しておくのもマナーの一つとされています。
FAXでは印刷化けする事も少なくありません。特に小さな文字は相手に見えにくいばかりか、誤字になり相手に真意が伝わらない場合もあります。写真などを送る際にも、カラーで直接送ってしまうと画像がつぶれてしまい、何を送っているのかわからない場合もあります。こうした時は一旦白黒でコピー処理して送ると、写真が鮮明になる事が多いようですので、試してみることをおすすめします。またFAXで重要な書類を送るのはNGですが、どうしても送らなければならない場合もあります。こうした場合は、前もって電話やメールなどで送る直前にFAXを取れる体制を作っておいてもらいましょう。FAXはいつでも送れるという利便性がありますが、夜中に送ってしまうのも考え物でしょう。
FAX送信のメリット
FAX送信代行とは、企業へ情報を一括で配信してくれるサービスです。同一原稿を一斉に送信できることで、ビジネスチャンスも拡大できることも考えられます。
事務用品の会社を例として説明します。企業にとって、事務用品は欠かすことができないアイテムです。特に消耗品だと、なくなれば補充しなければ業務に支障が出ます。それも、大きな企業になるほど使う事務用品の量は多く、1回に発注する金額も莫大でしょう。
FAX送信のメリットは「正確にこちらの情報が伝えられる」という事がまず挙げられるでしょう。電子メールが盛んな現在でも、FAXの重要性に変わりはありません。電子メールは非常に早くて便利な通信手段ではありますが、本人が受け取らないといけないのと、大量にメールを受信しているとそれらのメールに埋もれてしまい、大事な要件が伝わっていないという事も良くある話です。しかし、FAXの場合は直接ファクシミリに送る事ができますので、本人でなくとも相手側のどなたかが気付く事になります。情報が的確に伝わる事が最大のメリットですので、現在でも注文書や発注書、または在庫確認などにいまだ多く利用されているのが現状でしょう。
メールが普及した現代でも、FAXが多く使われているのには理由があります。電話では語尾やイントネーションの違いからも、相手に正しく伝わらない場合が多いのです。口述では相手に送る情報も右往左往してしまう事も多く、こちらが伝えたつもりでも相手が把握していない場合も多々あるのです。しかしFAXでは、書面でしっかりと内容が確認できる上送った情報がそのまま相手に正確に伝わりますので、手書きであれば気持ちも伝わり、心情的にも悪い印象を与えることは少ないでしょう。また手軽なコピー機としても簡単に行えますので、未だに多く利用されているのです。
