FAX大量送信の方法とビジネス活用のポイント
FAX大量送信でビジネスの活用
FAXは「正確に相手に情報を伝える方法」として、特に優れたものの一つと言えるでしょう。個人で利用されるだけでなく、会社の業務でも多く使われています。電子メールが盛んな現代でもFAXが取り入れられている理由は、第三者でも誰でもすぐに確認ができるというところでしょう。しかし、いくつかのポイントを押さえる事によって、更なる活用もできます。まずFAX送信には、きちんとした送り状を付ける必要があります。「どこの誰が送ったのか」「誰にどんな理由で送ったのか」が分からないと、相手先へ無事に届いたとしても意味が無くなってしまうことがあります。その為に、相手の会社名と部署、そして担当者名とその連絡先を書いておきます。こちら側の情報としては、自分の会社名からはじまり、部署や名前とその連絡先を入れて、日付や送信枚数を付け加えておくと良いでしょう。これらを雛形として用意したうえで、あとは件名と案件やメッセージなどを書きます。
たまに発生する誤送信ですが、こうした事が起こらない為にも電話登録をしておくのが良い方法です。短縮ダイヤルで登録しておくのもいい方法でしょう。FAXで送る注意点としては、なるべく黒く太い字で書く事が必要です。また、転用などで字が読みにくい場合は、新たに書き直したり文字が小さければ拡大したりしておきましょう。重要な個所などには囲み字などにしておくと、相手にはその重要度を理解してもらえますし、複数枚あるのであれば、右端などに1/3などとナンバリングしておくと読みやすいと思われます。FAXは1度読んでも後で読み返す事が多いので、こうした些細なことへの配慮は相手に好印象を生む事でしょう。また、FAXを送った後のフォローも大事な事で、重要な文章であればあるほどFAXを送った後には電話かメールをする事をお勧めします。
FAX大量送信の利点
FAXの利点は、正確にこちらの情報を相手側に送信できる事ですが、ビジネスの観点から言えば、一軒ずつ行うというのは非常に手間が掛かり、人件費もかさむ行為と言えます。しかし、逆に言えばそれさえクリアすれば優れた利点がありますので、ビジネスに大いに役立つとも言えるでしょう。FAXは、原本さえあればその場ですぐ送れるという事もあり、送信するだけですので手間が掛かりません。一般的な郵送などと比べてみると、人件費も抑えられるうえ非常にコストが安いことも挙げられますが、一般的な情報ツールである電話やメールよりも、実際に受け取り目で見る事ができますので、断然に正確という事も挙げられるでしょう。また、相手が不在の時でも伝言として相手に伝える事ができますので、ひとまず1度送りさえすれば要件を済ませる事ができます。
勿論、デメリットというものも存在はしています。FAXは基本的に白黒ですので、色具合の詳細を相手側に伝えるという事は困難を要します。また、営業を行うにあたっても、勝手に送るなどという事は出来ませんし、送ってしまえばクレームの元となり、逆に会社の損失になってしまう場合もありえます。また、送る情報量によっては郵送の方が安くなってしまう場合も考えられます。FAXをうまく活用する為には、FAXのみだけではなく、ほかのコミュニケーションツールとの併用がより効果的でしょう。電話やメール、または郵送などを活用しながら、うまく組み合わせて行うのが得策です。FAXを利用しながら、電話やメールを併用したり相手の信用を得られたなら、メールなどで返信して貰うようなパターンを作り上げるのも一つの方法です。
FAX大量送信でコスト削減
FAX大量送信する方法には、いくつかありますが、その一つは「FAX専用のソフトを使う事」です。このようなソフトの優れたところは、1度の設定で1万件ものFAXを自動送信できるというところです。使い方は簡単で、パソコンにソフトをインストールするだけで準備は万全です。一度顧客送信リストの作成が必要ですが、1万件もの顧客リストを記録させておく事ができるので、送信リストが出来上がってしまえばそこから任意の顧客を選び出しての送信や、グループ送信などが一括で行えるようになります。情報登録に関しても電話番号や会社名、相手先の氏名などの入力のみで比較的簡単だと言えるでしょう。送付状は自動的に作り上げられますので、送る内容さえあれば誰でも簡単に作業を行う事ができます。パソコンですので時間指定などもあらかじめ行う事もできますし、割り込み作業なども簡単です。
もう一つの方法は、専門の業者に依頼し外付けのアダプター機器を取り付ける事で、大量にFAX送信が行えるというものです。手元のFAX機がそのまま使えますので、特に機械やソフトを購入するという事はありません。一度に3万件ものデータを処理し、FAXを行う事ができるサービスもありますので、大量に送る作業には向いていると言えるでしょう。さらに国内外を問わずに行えますので、その点に関しても何も不自由はないでしょう。特にネットビジネスを行っている会社でしたら、有効に活用する事ができます。特殊な機能もあり、こちらの手違いで夜間に配信してしまうといったトラブル回避の機能もありますが、迷惑FAX停止機能機能もあります。これは相手が電話のみの場合だったり、何度も送信できないといった場合に削除する自動システムです。
ウェブ上から操作できるようなものもあり、そうしたものを利用するのも良いでしょう。使い勝手の良さから決めることが大切です。
