FAXDM不要への対応を効率化するために
基本的にFAXDMは受取側に望まれているものではありません。そのため、「不要だから配信を停止してほしい」という希望は配信の度に考えられます。配信側は、その希望に対してスピーディーに応えなければなりません。こちらでは、FAXDM不要への対応を効率化するためのポイントについてお話しします。
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1.FAXDMに必要な「不要」の受付
FAXDMでは、「もう送らないでほしい」という受取側の意思を確認するため、不要の意思表示を受け付ける窓口を設けるのが基本です。イメージとして、「メール配信の停止をご希望の方は、お手数ですが下記アドレスまで空メールをお送りください」といった文面が記載されるメルマガの配信停止受付を思い浮かべていただけるとわかりやすいでしょう。
FAXDMでは一般的に、配信停止を希望する旨を記載されたFAXの返信をもって、以降の配信を停止します。FAXDMは原則として受取側の希望によって配信されているものではありません。こうした不要受付の対応を行わなければ、クレームや企業のイメージダウンにつながる可能性があります。そのため、FAXDM配信停止希望の記載をする欄を設けるのが基本です。
2.配信停止希望のFAX番号を管理する手間
効果やその後の配信で役立つデータを得るためには、10,000件程度FAXDMを配信するのが基本です。当然ながら、その都度配信停止依頼が届く可能性があります。目安として配信数の約1%の配信停止希望が届くと考えられており、10,000件配信した場合は50～100件ほど到着することになります。
クレームが懸念されるFAXDMですが、多くの場合、配信停止希望に速やかに対応すれば問題ありません。注意しなければならないのが、配信停止希望の管理です。配信の規模や頻度によっては管理がとても煩雑になってしまいます。
配信の頻度によっては、次の配信までに受取側の配信停止希望のリスト反映が間に合わないことも考えられます。また、そもそも停止希望の管理体制が整っていない場合は、不備が起きてしまう可能性があるでしょう。いずれにしても、配信停止希望を既に送っている顧客に再度FAXDMを送ってしまう事態は避けなければなりません。
1つのクレームが予想以上に長引くこともあるため、配信停止依頼の管理には慎重になる必要があります。一方で、管理の手間を懸念して配信ボリュームを大きくできなくなってしまうのも好ましくありません。自社でFAXDMの配信と配信停止依頼管理を行う場合、大きな手間を覚悟しなければならないのです。
3.FAX不要受付機能を利用すると効率的
大ボリュームのFAXDMを効率的に配信できる方法として、外部のFAXDM配信事業者を利用する方法があります。BtoB向けのFAXDMを意識した機能が搭載されており、FAXDMの広告を推進したい企業にとっては強力なパートナーとなるでしょう。多くのFAXDM配信事業者は、受取側からの配信停止依頼を管理するサービスも提供しています。
受取側からの配信停止依頼を管理し、自動的に配信リストへと配信してくれるため、自社で配信停止依頼管理にリソースを割く必要はありません。不備が起きにくくなるため、クレームの防止にもつながります。
4.ネクスウェイFAXDMの不要受付機能
ネクスウェイでもFAXDMの配信不要受付・管理をサービスとして提供しています。原稿下の余白に停止受付用のFAX番号を記載し、返信があった番号への配信を停止する仕組みです。
本サービスの特徴として以下のような点が挙げられます。
配信停止を希望している番号を自動登録
配信停止希望する返信があった番号は、翌日に停止対象として配信リストに自動登録されます。配信リストへの反映がスピーディーなだけではなく、手作業の管理によるヒューマンエラーも防止できます。
停止を希望して返送されたFAXをデータで管理可能
配信停止希望の返信FAXは、到着の翌日にクラウドサービス上で確認できます。配信停止希望の確認のために、無駄な紙が消費されることはありません。
URLは検索窓ではなくアドレスバーに入れないとホームページが表示されません。FAXDMにその旨を記載しておくと親切です。
受付用FAX番号を自社で用意する必要なし
配信停止受付用のFAX番号は、本サービスをご利用のお客様にネクスウェイが用意します。お客様側でFAX番号を用意していただく必要はありません。
5.停止依頼をスピーディーに管理して配信をさらにハイペース化
事業者の配信停止希望管理サービスを利用すれば管理の工数がなくなります。そのため、FAXDMの配信をさらにハイペースにすることも可能です。
一般的に、FAXDMは配信リスト・配信タイミング・デザイン・内容を細かく変更しながらPDCAサイクルを回しやすいマーケティング手法であると考えられています。配信ペースを上げられれば、よりスピーディーにPDCAサイクルを回していくことが可能です。配信停止希望管理サービスはFAXDMの効果を最大化するためにも重要といえます。
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FAXDMに記載できる情報には限界があります。また、現在はほとんどの企業においてホームページが受注や問い合わせの窓口として機能しているでしょう。FAXDMは、ホームページに誘導する方法のひとつとして利用してはいかがでしょうか。
