事業用FAX番号の取得方法5パターンを詳しく紹介｜メリット・デメリットは？

現在も業務でFAXが必要になることは少なくありません。また、ダイレクトマーケティングとして、見込み顧客にFAXを配信することもあります。こうした事業用に使用するFAX番号は、どのように取得すればよいのでしょうか。

この記事では、事業用FAX番号の取得方法とそれぞれのメリット・デメリットについて解説します。

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事業用のFAX番号を取得する方法は5種類

事業用FAX番号を取得したいと考えているものの、「どの方法を選べばよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。現在では従来の電話回線に加え、クラウド型など複数の選択肢があります。

主な取得方法は、以下の5種類です。

それぞれのメリット・デメリットを簡単に表すと以下のようになります。

以下、詳しく解説していきます。

方法①インターネットFAXを契約してFAX番号を取得する

インターネットFAXとは、その名のとおりインターネットを使ってFAXを送受信できるサービスのことです。インターネットFAXを提供するベンダーに直接申し込むことで導入します。

インターネットFAXのメリット・デメリット

インターネットFAXの代表的なメリットは、工事不要な点です。申し込めばすぐにFAXを送受信できる環境が整います。導入コストや運用コストが全体的に低く、導入ハードルが低い点も特徴です。また、受信したFAXはPDFファイルとして保存され、必要なものだけを印刷できます。FAX文書の確認が効率的になるほか、用紙の節約も可能です。

一方で、受信料がかかる場合があったり、所在地域の市外局番が取得できなかったりといったデメリットもあるため、導入に際しては検討が必要です。

方法②NTTへ申し込んでFAX番号を取得する

NTTに新規電話（固定電話回線）を申し込み、併せてFAXも申し込む方法です。NTTに直接問い合わせ、種類・プランを選んで申し込みます。

NTT電話回線FAXのメリット・デメリット

新規電話を契約すると固定番号が取得できます。事業用としては、対外的な信頼性を高められる点がメリットです。また、FAX受信料がかからない点も、FAX受信が多い場合は大きなメリットとなるでしょう。

一方、初期費用が高額になりやすい、距離によってFAX送信料がかかる、電話工事が必要といったデメリットもあります。

方法③ひかり電話を契約してFAX番号を取得する

ひかり電話は、インターネットの光回線と併せて使える電話サービスです。固定電話同様、FAXも利用できます。NTT（フレッツ光）など光回線を提供する業者に申し込むことで、FAX番号が取得できます。

ひかり電話FAXのメリット・デメリット

固定電話の番号が取得できるので、事業者として信頼性が高まる点がメリットです。また、月額料金が安く、通話料も全国一律で安く設定されています。

一方で、光回線が前提となるため、光回線を利用していない場合は乗り換えが必要になります。初期工事の費用もかかるため、少しコスト面での導入ハードルが高い方法です。加えて、一部未対応の電話機やFAXがある点に注意する必要があります。

方法④050型IP電話を契約してFAX番号を取得する

IP電話は、インターネットを通して利用する電話の一種です。ひかり電話もインターネットを利用している点では同じですが、一般的には番号が050からはじまるものをIP電話と呼びます。プロバイダーなどが提供しているケースが多く、利用するためには申し込んでFAX番号を取得する必要があります。

050型IP電話FAXのメリット・デメリット

通話料が格安になるほか、インターネット環境があれば光回線でなくても利用可能な点は大きなメリットです。一方、番号が050からはじまるため、事業用としては固定電話・ひかり電話に比べると信頼性が低くなる可能性があります。また、音声品質がよくないケースがある点もデメリットです。さらに、プロバイダーを変更する場合はFAX番号を引き継げません。新しいFAX番号を取得する取引先などへの周知に手間がかかります。

方法⑤クラウドフォンを契約してFAX番号を取得する

クラウドフォンとは、電話交換機・構内交換機（PBX）をクラウド型にしたサービスのことです。PCやスマホなどを利用するものが一般的です。FAXが利用できるサービスもあり、FAX利用を希望する場合は対応しているクラウドフォンを探し申し込む必要があります。

クラウドフォンFAXのメリット・デメリット

インターネットFAXのように、受信したFAXのなかから必要なものを選んで印刷できるため、紙代・インク代を節約できます。一方、サービスによっては設定が複雑であったり、対応する端末が限られたりする場合があります。

FAX番号を取得する前に確認すべき内容

FAX番号を取得する際は、運用方法や将来的な利用環境を見据えて事前に確認しておくことが重要です。導入後に「想定と違った」とならないためにも、送受信の仕組みや回線の種類、移転時の対応などを把握しておく必要があります。

自社の業務フローや働き方に合った環境を選ぶことで、長期的に使いやすいFAX運用が実現できます。

送受信の方法

FAXの送受信方法には、従来のアナログ回線を利用する方法と、インターネットを活用したクラウド型があります。

アナログは従来通りの運用が可能ですが、機器や回線の維持が必要です。一方、クラウド型はPCやスマートフォンから送受信でき、場所を選ばず利用できる点が特徴です。

業務効率や運用コストを踏まえ、自社に適した方式を選択することが重要です。

引越し時に番号の引き継ぎが必要か

オフィス移転の可能性がある場合、FAX番号の引き継ぎができるかどうかも重要なポイントです。

従来のアナログ回線やひかり電話では、移転先によっては番号が変更になるケースがあります。一方、クラウド型FAXサービスであれば、場所に依存せず同じ番号を継続利用できる場合が多く、移転時の手間を軽減できます。

将来的な移転計画も考慮して選ぶことが大切です。

まとめ

事業用FAX番号の取得方法についてご紹介しました。方法によっては、コストや手間をかけずに取得することも可能です。業界・業態によっては、取引先や顧客とのコミュニケーションにFAXを利用することも多いため、ぜひ取得を検討してください。また、具体的なプランや詳細については各社のサイトや窓口でご確認いただきご検討いただくと良いでしょう。

また、新規顧客開拓のためにFAXDMという手段があります。低コストで着実な効果を期待できる方法です。新規開拓をご検討の方はお問い合わせください。

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