A4用紙1枚のFAX送信にかかる時間は1分程度。1回線しか利用できない場合、100枚の送信に約100分の時間がかかってしまうことになります。さらに、届かない宛先にリトライ送信がかかる場合、それが完了しないと次の送信が行われず、さらに時間がかかるのです。FAXDMでは数千枚から数万枚など大量に送信することになるため、最終的にかかる時間が膨大になってしまいます。

人的リソース

FAXを送信するための人的リソースも考えなければなりません。1枚ごとに手作業で送信する場合は、1件1件番号を確認して入力する必要があります。FAXDMの送信量が多い場合は、これだけでも大きな手間です。

複合機のアドレス帳機能を利用すればある程度は効率化できます。しかし、通常は前のグループの送信完了を確認したタイミングで次の番号をプッシュしなければなりません。また、不達になった宛先の確認など送達管理を含めると、膨大な手間になります。

多くの現場では、FAX送信業務と他の業務を兼任することになるでしょう。何度も複合機を操作することになるため、業務への悪影響は避けられません。

入力ミス

手作業のFAX送信で警戒しなければならない問題のひとつが、番号の入力ミスです。入力ミスにより、意図していない宛先にFAXDMが送られてしまう可能性があります。クレームに発展する可能性もあるため、FAXDMの誤送は極力避けなければなりません。一方で、入力ミスを完全になくすことは困難でしょう。

送信中はFAXの受信ができない

FAXDMの送信で電話回線が占有されている場合、その間FAXの受信ができなくなってしまう可能性があります。この場合、営業上必要な重要書類などが届かないなどのリスクが懸念されます。

効率的なFAX一斉送信の手法

FAXの一斉送信を低コストで効率的に行うには？

FAXの送信量によっては、手作業以外の送信方法を考えなければなりません。効率的なFAX一斉送信の手法として以下のようなものが挙げられます。

電話回線を利用する

モデムが接続されたPCがあれば、保存されたイメージデータを、電話回線を通して送信可能です。専用のFAXソフトを用いれば大量のFAXを効率的に送信することができます。このほか、複合機とPC連携してPCから直接イメージデータを送る方法もあります。

従来はモデムが搭載されたPCも一般的でしたが、現在は流通が少ないためPCとは別にモデムを用意しなければなりません。また、利用できる電話回線が1回線しかない場合はすべてのFAXDMを送信し終わるまでに時間がかかります。

インターネットFAXを利用する

現在は、インターネット経由でFAXを送信できるサービスも普及しています。接続したモデムを利用する場合のように、PCに保存されたイメージデータをそのままアップロードすることで送信可能です。また、電話回線は使用しません。このほか、インターネットがあればどこでもFAXを送信できる点も特徴といえます。

FAXソフトを利用する

PCからイメージデータをFAXで送信できるソフトがあります。OSに標準搭載されているソフトのほか、より細かくカスタマイズできる有償のソフトをインストールして使うのも一般的です。

代行送信サービスを利用する

FAXの大量配信業務自体をそのまま外部事業者にアウトソーシングすることもできます。以下のような一斉送信専用ツールをアウトソースされた事業者が利用して配信を行う例が一般的です。

一斉送信専用ツールを利用する

FAXを大量配信するためのクラウドサービスを提供している事業者もあります。インターネットFAXとは異なり送信自体は電話回線を使用して行いますが、事業者が保有している豊富な電話回線を使用するため自社の回線が圧迫されることはありません。

専用ツール毎の機能によりますが、配信不要先番号の管理機能、差し込み印字機能など大量配信に役立つ機能が充実している点が魅力です。配信リストをレンタルできるサービスもあります。FAXDMを大量送信する際にはおすすめのサービスです。

代行送信サービスの場合は、手元で送信案件の管理やチェックができませんが、ツールを利用することで利用したいときにすぐ使える・振り返りもスピーディなどの利点があります。

手間・コストを考えるとFAX一斉送信専用ツールがおすすめ

FAXDMの大量配信を行う場合、上述した方法のなかではFAX一斉送信専用ツールを利用するのがおすすめです。一斉送信利用に特化した管理画面や機能、送達、課金など手間・コスト面で優秀なほか、クラウドサービスを利用する形のためスムーズに導入できます。

FAXDM一斉送信のメリット

FAXDMを一斉送信するメリットは、主に以下の4つです。

即効性がある
送る手間がかからない
読まれる可能性が高い
他営業手法よりもコストを抑えられる

こちらについて詳しく解説していきます。

即効性がある

まず、1つ目は見て欲しい時にすぐ相手の手元に送れるという魅力があります。

例えば郵送タイプのDMは、原稿作成から封入作業、そして発送してから2日から3日ほどは届くまでに時間がかかります。

一方でFAXDMなら、原稿が作成でき次第すぐに送信ができますので、即効性があることがメリットです。

送る手間がかからない

2つ目は送る手間がかからないことです。例えば封書でDMを発送する場合、作業としては印刷、封入、ラベル貼り、発送などの作業が必要です。発送完了までにやらなければならないことがたくさんありますが、FAXDMで一斉送信なら印刷作業や封入などといった手間のかかる作業を省けるので効率よく送れます。多くの企業に効率よくDMを送りたいと思っている方はFAXDMを検討するといいでしょう。

読まれる可能性が高い

3つ目は読まれる可能性が高いことです。例えばメールでDMを送るのも手間がかからない方法なので人気が高いですが、実はメールの場合は迷惑メールに入ってしまう可能性もあり、その場合は自動的に除去されてしまいます。

また、迷惑メールボックスに入らなくても、DMだと件名などで分かった瞬間に捨てられてしまう可能性も低くはありません。

FAXDMなら、他のDMとは違い開封された状態で届くのが特徴なので、中身を読まれることなく捨てられることはほとんどありません。開封率が高いDMなので魅力的です。

他営業手法よりもコストを抑えられる

FAXDMは安さも選ばれる理由の1つです。

封書タイプは1通あたり100円以上のコストが必要と言われています。一見安く感じますが、1,000件や10,000件もの宛先に発送するとなると多額な費用が必要です。しかし、FAXDMならコストが他の媒体に比べて安いのが特徴的で、一件あたりの料金は約5円程度であることが多いです。安く済むので、特に一斉送信には向いている営業手法です。

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